שלב 1: להבין מה רוצים
ההודעה החופשית עוברת לסוכן שמזהה כוונה (תור חדש / שינוי / ביטול / שאלה), את השירות ("גוונים"), ואת ההעדפה ("חמישי אחה״צ"). אם משהו חסר — הוא שואל שאלה אחת, לא חמש.
שלב 2: היומן האמיתי
הבוט בודק ביומן של המספרה (Google Calendar או מערכת התורים) מה פנוי לאותו שירות ולאותה ספרית, ומציע עד שלוש שעות. הלקוחה עונה בטקסט חופשי ("השנייה") והבוט מבין.
שלב 3: אישור, תזכורת, שינוי
אישור עם כל הפרטים ולינק לניווט, תזכורת יום לפני ושעתיים לפני, ו"לשנות" או "לבטל" באותה שיחה. כל שינוי מתעדכן ביומן ואצל בעלת העסק.
שלב 4: מתי מעבירים לאדם
כשהבקשה לא ברורה, כשהלקוחה מבקשת אדם, או כשיש בקשה מיוחדת (אירוע, מחיר לא סטנדרטי). ההעברה כוללת סיכום של מה שכבר נאמר — בעלת העסק לא שואלת שוב מהתחלה.
חוק הספאם: איפה הגבול
הבוט עונה למי שפנה — זו שיחה שהלקוח התחיל, ולכן מותרת. הודעות יזומות (תזכורות, "התור שלך מחר") נשלחות רק למי שאישר לקבל אותן בזמן קביעת התור, עם אפשרות הסרה. אין דיוור שיווקי יזום בלי הסכמה מפורשת.
מה זה נותן לעסק
מענה תוך שניות גם באמצע לקוח או בלילה, פחות נו-שואו בזכות התזכורות, ויומן שמתמלא לבד. בדמו החי אפשר לנהל את השיחה בעצמכם ולראות איך זה מרגיש מצד הלקוח.
מה לקחת מזה
- טקסט חופשי, לא תפריטים
- היומן האמיתי קובע את השעות
- תזכורות רק למי שאישר
- העברה לאדם עם סיכום